La prassi di consentire la conservazione dei libri sociali di società cessate in luoghi e presso soggetti diversi dall’ufficio del Registro delle imprese territorialmente competente è incompatibile con il vigente quadro normativo. In merito si è anche espresso il MISE il 13 aprile 2021 n. 0106345,

Compiuta la liquidazione, la distribuzione dell’attivo o il deposito dei libri sociali, questi ultimi devono essere depositati e conservati per dieci anni presso l’ufficio del Registro delle imprese, dove chiunque può esaminarli, anticipando le spese.

Trattandosi di un adempimento da effettuare durante la fase di liquidazione, esso ricade sui liquidatori, ovvero sui soggetti che curano tale fase.

Secondo la dottrina anche le scritture contabili, dovrebbero essere conservate dai liquidatori, in assenza di una espressa disposizione statutaria o di una delibera assembleare che indichi un terzo incaricato.

Non è previsto un termine preciso entro il quale portare a compimento l’adempimento prescritto, ma si tende a ritenere che l’obbligo del deposito sorga nel momento in cui siano completate le operazioni connesse alla fase finale della liquidazione.

L’ampiezza di tale diritto di informativa, è esteso a “chiunque” vi abbia interesse e alla sola condizione che ne anticipi i costi.

Dal 2014, il MISE ribadisce l’illegittimità della prassi di conservare i libri sociali di società cessate in luoghi e presso soggetti diversi dall’ufficio del Registro delle imprese territorialmente competente.

Nel modulo XX - Note, al momento della cancellazione, viene espressamente richiesto che le società di capitali dichiarino gli estremi del deposito dei libri sociali presso l’ufficio del Registro delle imprese. È rimesso all’ufficio del Registro delle imprese il compito di indicare le modalità pratiche per l’effettuazione del deposito dei libri in parola.

Secondo la normativa in vigore, dovrebbero essere estremamente limitate le ipotesi di mancato deposito dei libri sociali, dal momento che il Conservatore del Registro delle imprese potrebbe, nello svolgimento dell’indagine relativa alla regolarità formale del procedimento liquidativo, rigettare l’istanza di cancellazione in assenza del prescritto adempimento.

Restano situazioni ancora legate alla prassi precedentemente in uso, e connotate dalla conservazione dei libri sociali di società cessate in luoghi e presso soggetti diversi dall’ufficio del Registro delle imprese.

Tuttavia, rispetto ad esse resta fermo il diritto di chiunque di accedere ai libri in questione presso il soggetto risultante dalla visura camerale, secondo modalità da concordarsi, ma tali per cui non costituiscano un ostacolo all’esplicazione di un diritto espressamente previsto da una norma di legge.